لقد قابلت وعملت مع العديد من الأشخاص في جميع قطاعات عالم الأعمال ووجدت أن غالبية المديرين وقادة الفرق يقضون الكثير من وقتهم في المهام الإدارية الأساسية. المهام التي لم يتلقوا أي تدريب فيها. في كثير من الحالات ، يتم الضغط على الأشخاص وتحملهم مسؤوليات كثيرة جدًا بسبب إعادة الهيكلة المستمرة وتقليص حجم مؤسساتهم.
كن واقعيا
عندما يكون لديك أشخاص لديهم المعرفة والخبرة للتعامل مع أدوار محددة ويقضون وقتهم الثمين في الإدارة الأساسية ، فإن المنظمات تهدر مبالغ ضخمة من المال تدفع للأشخاص للقيام بالمهام التي من الأفضل أن يقوم بها مساعد إداري مدرب بالكامل.
يمكن تفويض هذه المهام إذا كان هناك شخص ما لتفويضه. هذا من شأنه أن يحررهم ليفعلوا ما يفعلونه بشكل أفضل. قد لا يحتاجون إلى دعم بدوام كامل. ربما يمكن لمساعد واحد أن يساعد اثنين من المديرين؟
تأكد من عدم وجود مديرين يأخذون على عاتقهم مهمة مساعدة مساعدهم لأن المساعد مثقل بالأعباء! هذا غير منطقي. لقد رأيت هذا يحدث عدة مرات حيث يشعر المدير بالذنب في تفويض المهام إلى مساعده لأنهم يعلمون أن هذا الشخص قد امتد بالفعل إلى الحد الأقصى.
"الجميع يعلم ..."
لكي نكون فعالين في أي دور نحتاج لأن نكون منظمين. في كثير من الأحيان يكون من المسلم به أن "يعرف الجميع" كيف ينظمون أنفسهم ووقتهم وأعمالهم الورقية. هذه خرافة! إذا فعلوا ذلك ، فلن يكون هناك الكثير من الأشخاص المرهقين في مكان العمل الذين يعملون لساعات طويلة ولا يستطيعون التعامل مع أعباء العمل ... ولن أكون في مجال الأعمال!
خفض التكاليف دون قطع حلقك
إذا كانت مؤسستك قد قطعت الموارد إلى حد كبير أو كانت قد قطعت بالفعل الموارد إلى العظم ، فكل ما تفعله تأكد من أن هؤلاء الأشخاص الباقين يواصلون تحسين مهاراتهم حتى يتمكنوا من الأداء بأفضل ما لديهم.
كن حذرًا من أن استراتيجيات خفض التكاليف لا تحرق موظفيك حتى ينتهي بهم الأمر بالمغادرة. يمكن أن تكلف المؤسسة آلاف الدولارات لاستبدال موظف ذي قيمة.
الكلمة الأخيرة
إن تعلم كيفية التنظيم بشكل أفضل سيساعدك أنت وفريقك على أن تكونا أكثر إنتاجية. إذا كنت أكثر إنتاجية فأنت تشعر بتحسن تجاه نفسك ، فأنت أقل توتراً ، وتنجز المزيد من المهام ، وبالتالي يكون لديك المزيد من الوقت. وفي هذا المجتمع سريع الخطى ، أليس هذا ما يريده كثير من الناس؟ مزيد من الوقت لأنفسهم وعائلاتهم.
هل يمكنك حقًا تحسين مهاراتك التنظيمية؟
أنا متأكد من أن معظمكم قد سمع عن Zig Ziglar International Sales Guru. حسنًا ، في إحدى النشرات الإخبارية الأسبوعية لـ Zig ، كان هناك عدد من التعليقات حول عادات الأشخاص المنظمين جيدًا والتي لم أستطع مقاومة مشاركتها معك.
ما هي عادات الأشخاص المنظمين جيدًا؟
هل يمكن "تعليم" الشخص المهارات التي تجعله منظمًا ، أم أن هذه ميزة تمتلكها أو تفتقر إليها؟
لقد طرحنا هذه الأسئلة على قرائنا وإليك بعض إجاباتهم:
"أعتقد أن القدرة الطبيعية يجب أن تقترن بالتدريب الجيد لتطوير المهارات بشكل كامل مثل التنظيم."
"لحسن الحظ ، يتم تعلم مهارات التنظيم. الشرط الأول هو الرغبة. والثاني هو العمل! من خلال الاستخدام المستمر لمثل هذه الأدوات مثل مجموعة أهداف مدروسة جيدًا ، ومخطط وقائمة" مهام "يومية مرتبة حسب الأولوية ، فقد حققت نتيجة إيجابية الاختلاف في حياتي الشخصية والمهنية ".
"يقوم شخص منظم جيدًا بمراجعة أفعاله كل يوم. ويقيم مكان حدوث الأخطاء ، ويحدد طرق التخلص من هذه الأخطاء في المستقبل. ويقيم مجالات التحسين. كما يخطط ليومه مسبقًا. ويمكن تعلم هذه العادات من قبل أي شخص."
"إن تحسين مهارات مؤسستك أمر قابل للتعليم وهناك مئات من الأدوات لمساعدتك في تحقيق هذه الغاية. ولكن أولاً يجب أن" أريد "تعلم هذه المهارة. يجب أن أرى الحاجة والميزة الناتجة بالنسبة لي ولعملي وبعد ذلك سأكون على استعداد لتعلم مهارة جديدة ".
"التنظيم هو سمة شخصية. التنظيم هو نتيجة لتلك السمة. صفات الشخصية هي سلوكيات مكتسبة تتطور طوال حياتنا - ليس فقط عندما نكون أطفالًا."
"نعم ، يمكن تعليم الجميع تنظيم حياة المرء. إنها فقط مسألة تغيير العادات ، ومع ذلك ، كل شيء متصل. لا يمكنك أن تكون في فوضى كاملة في حياتك الشخصية وتتوقع أن تكون منظمًا تمامًا في حياتك العملية."
لذلك ترى أنه لا يهم من أنت أو ما أنت عليه ، يمكن لأي شخص تعلم المهارات الأساسية الأساسية وتجربة الفوائد اليومية للتنظيم.
إنها مجرد حالة إدراك أنك بحاجة إلى التحسين في هذا المجال وكما ورد في أحد التعليقات ، يجب أن تكون لديك الرغبة في التغيير. بالطبع الشيء التالي الذي عليك القيام به هو اتخاذ إجراء!
ثم يمكنك أيضًا تجربة فوائد التنظيم مثل امتلاك المزيد من الوقت للقيام بما تريد ، وتحسين الثقة ، والتحكم بشكل أكبر