بدأ David ، "لدي مشكلة كبيرة في إدارة الوقت. بصفتي محررًا ، غالبًا ما أحصل على عميلين يتصلان بمهام. يتصلان حوالي الساعة العاشرة صباحًا ويريد كلاهما استكمال مشاريعهما بحلول منتصف بعد الظهر. ثم يتصل عميل ثالث في وقت الغداء مع أزمة. لذلك لدي الكثير من المشاريع - كلها مرة واحدة. في اليوم التالي الهاتف صامت. "
جعلتني معضلة ديفيد أفكر في جينيفر ، التي عملت لمديرين ، أزرق وغرين. سوف يعطيها الأزرق مهمة تكتمل بحلول الظهر. سوف يتصل Green بعد خمس دقائق بمهمة أخرى - كما خمنت - تكتمل بحلول وقت الغداء. كانت جينيفر مرهقة ومرهقة طوال اليوم. لقد ساعدناها في التفاوض مع عملائها الداخليين - فريق إدارتها - لإعداد جدول زمني لتقديم الخدمة يكون عادلاً للجميع.
سواء كان عملاؤك داخليين أو خارجيين ، فإن المفتاح هو تصميم سياسات متسقة لتجنب التعارض. فيما يلي بعض الاقتراحات التي عملت مع عملائي.
1. تدريب عملائك من البداية.
العملاء عادةً أشخاص لطيفون ليس لديهم أدنى فكرة عما يلزم لتقديم خدمتك. على سبيل المثال ، أرسل لي أحد العملاء مشروعًا ، إلى جانب مجموعة من "الملاحظات" من عشر صفحات بمسافة واحدة. عندما اتصلت بسؤال ، سألتني ، "ألا يمكنك قراءة الملاحظات فقط؟" شرحت أنني قد أقضي ساعة في البحث عن إجابة لسؤالي - وسأضطر إلى فرض الرسوم وفقًا لذلك. في بعض الأحيان ، يدفع العملاء الرسوم طالما أنهم يستطيعون إخراج أنفسهم من المعركة - لكنهم في بعض الأحيان يفضلون المشاركة بشكل أكبر. الأمر متروك لك لمنحهم هذا الاختيار.
2. ضع خطة لحل النزاع قبل أن تحتاجها.
عندما تواجه مطالب متضاربة ، طور نظامًا حتى لا تضطر إلى لعب دور الحكم كل يوم. يمكنك الإصرار على إشعار مدته 24 ساعة ، أو فرض رسوم إضافية للوظائف المستعجلة ، أو الالتزام الصارم بقواعد من يأتي أولاً يخدم أولاً.
العمل في شركة؟ اجعل الجميع يتفقون على قاعدة لتحديد الأولويات. طابق أسلوب الاتصال الخاص بك مع ثقافة مؤسستك. إذا لم يرغب أحد في التفاوض ، أو إذا كنت تعمل في وقت متأخر في مشروعات الجميع (بينما ترك الأشخاص الذين كلفوا بهذه المشاريع قبل ساعات) ، يصبح التحدي الذي تواجهه هو "كيفية التعامل مع الرؤساء غير المعقولين".
3. صمم وعودك في وقت مبكر.
عندما يكون العميل على الهاتف ، من المغري جدًا أن تقول ، "هل تريد دفع X دولار فقط؟ لا مشكلة." أو تقوم بدعوة كل فرد في الفصل لإرسال أسئلة ، والتي تعد بالإجابة عليها في غضون 24 ساعة.
بعيدًا عن الهاتف ، تدرك أنك التزمت للتو بسعر الساعة الذي يمثل جزءًا بسيطًا من الرسوم العادية. (لقد فعلنا جميعًا هذا مرة واحدة على الأقل.) إما أن تقدم حلاً نصف مخبوز أو تضع الكثير من العمل الإضافي غير المدفوع الأجر. وفي كلتا الحالتين ، ستجد نفسك مستاءًا من العميل وتتساءل عن سبب دخولك في هذا النشاط التجاري في المقام الأول.
الدروس المستفادة: مطالب متضاربة؟ أنت لا تواجه تحديًا في إدارة الوقت. كنت تبحث عن استراتيجية جديدة - وسيلة لربط أسلوب العمل المفضل لديك مع احتياجات عملائك - ومجموعة من السياسات لحمايتك من كرمك.
ZZZZZZ