بمجرد أن يصبح كل شيء في مكانه للندوة أو ورشة العمل أو المؤتمر أو أي حدث آخر وتم تطبيق جميع اللمسات الأخيرة على غرفة المكان الرئيسية ، تأكد من اختبار تجربة المندوب. قم بتشغيل عرض تقديمي أو مقطع فيديو على الشاشة وجرب المقاعد في جميع أركان الغرفة للتحقق من رؤية الشاشة والنص. اختبر مستوى الصوت في أبعد نقطة عن المسرح وتذكر أن تعوض العامل المميت للجمهور. سوف ترغب أيضًا في ...
الكلمات الدالة:
الحجز عبر الإنترنت ، إدارة الأحداث ، الحجز ، الحجز ، التسجيل
نص المقالة:
بمجرد أن يصبح كل شيء في مكانه للندوة أو ورشة العمل أو المؤتمر أو أي حدث آخر وتم تطبيق جميع اللمسات الأخيرة على غرفة المكان الرئيسية ، تأكد من اختبار تجربة المندوب. قم بتشغيل عرض تقديمي أو مقطع فيديو على الشاشة وجرب المقاعد في جميع أركان الغرفة للتحقق من رؤية الشاشة والنص. اختبر مستوى الصوت في أبعد نقطة عن المسرح وتذكر أن تعوض العامل المميت للجمهور. ستحتاج أيضًا إلى العثور على المناطق التي تشعر أنها قد تكون مشكلة بمجرد وصول الجمهور بحيث يمكنك إجراء التعديلات بسرعة.
عندما تجلس في مقاعد مختلفة ، انتبه إلى الشعور العام بوجودك هناك.
• هل هو لطيف؟
• هل هناك تيارات من الأبواب أو وحدات التكييف؟
• هل تشم رائحة الطبخ من المطابخ؟
• هل تبدو الغرفة نظيفة ومرتبة من هذه الزاوية؟
• هل هناك عوامل تشتيت للانتباه مثل نشاط خارج النافذة لا يراه مقدمو العرض ولكن يستطيع الجمهور رؤيته؟
• هل المنظر من المقعد يعكس قيمة التذكرة؟
تذكر أنه بالنسبة للمناسبات الطويلة ، قد يكون هذا المقعد في المنزل لمدة يوم لمندوبك وسيقدرون اللمسات الصغيرة مثل زجاجات المياه التي يسهل الوصول إليها وأوعية النعناع.
طقوس الوصول
كما هو الحال في أي مناسبة عامة أخرى ، يكون لدى الناس توقعات معينة عند وصولهم إلى حدث ما. إنه نوع من الطقوس التي يجب القيام بها للدخول إلى مملكة المعلومات السحرية.
إذا تمت دعوة أحد المندوبين أو تم تسجيله مسبقًا ، فيجب أن يتمكن من الوصول قبل عشرين دقيقة أو أكثر من وقت البدء والعثور على طاولة خارج غرف الحدث المغطاة بشارات الأسماء مرتبة ترتيبًا أبجديًا. سيتم إدارة هذا الجدول من قبل مسؤول مبتسم جاهز للإقرار بهم بسرعة والترحيب بهم وتزويدهم بشارة الاسم وأي معلومات تكميلية يحتاجون إليها. عادة ما يتم تضمين المعلومات الإضافية في مجلد مُعد بشكل احترافي.
سيوجههم المسؤول من طاولة الاستقبال إلى منطقة القهوة وسيزودهم أيضًا بمعلومات حول موقع المراحيض والهواتف وأماكن التدخين.
سيأتي الكثيرون بمفردهم وقد لا يكونون على دراية بالمندوبين الآخرين. لتخفيف أي إحراج ، ستخفي بعض الموسيقى الهادئة في الخلفية الصمت المزعج. من المتوقع أن يختلط فريق الحدث ، وخاصة المقدمين ، مع الضيوف ، بالإضافة إلى إجراء محادثة قصيرة وتقديم مندوب إلى آخر ، يجب أن يستمروا في مهمة جمع المعلومات الخاصة بهم لضمان أن يكون للحدث صدى وثيق الصلة.
في وقت البدء المعلن عنه ، يجب أن يدعو الصوت القوي المندوبين المجتمعين لدخول الحرم الداخلي لغرفة الحدث الرئيسية. بناءً على ذلك ، ستحدث زيادة كبيرة في النشاط حيث يجد المندوبون مقاعدهم.
من الواضح أن هذا النهج قد تم تجربته واختباره وهو ما يتوقعه الناس ، ولكن إذا كنت ترغب في تجربة تقنيات مختلفة ، فهذه هي فرصتك لإضفاء الطابع الأصيل على حدثك.